Jak dbać o bezpieczeństwo drukowanych dokumentów firmowych?

W żadnej firmie nie powinno się lekceważyć bezpieczeństwa dokumentów. Wydruk podążający to jedna z innowacyjnych technologii, które pozwalają lepiej je zabezpieczyć. Sprawdź, jak sprawić, aby firmowe dane nie trafiły w niepowołane ręce.

Dlaczego należy dbać o bezpieczeństwo wydruków?

W trakcie pracy biurowej każdego dnia wykonuje się mnóstwo wydruków. Ich ilość zależy oczywiście od specyfiki pracy, lecz nie ulega wątpliwości, że nad ilością drukowanych papierów czasem ciężko jest zapanować. Specjaliści z firmy IDE przestrzegają jednak, że nie wolno lekceważyć kwestii bezpieczeństwa dokumentów firmowych. Po pierwsze, mogą one zawierać dane osobowe pracowników i klientów. Dane te znajdują się pod szczególną ochroną, a gdy wyciekną, podmiot odpowiedzialny za ich ujawnienie musi liczyć się z poważnymi konsekwencjami. Po drugie, na wydrukach mogą znaleźć się istotne dane dotyczące naszej firmy. Informacje te mogą być bardzo atrakcyjne dla konkurencji i warto zadbać o to, aby nie dało się ich tak po prostu wynieść z naszego biura.

Jak działa tzw. wydruk podążający?

Jednym ze sposobów na zabezpieczenie firmowych dokumentów jest instalacja systemu centralnego zarządzania wydrukiem. Taki system nie tylko zapewnia większą kontrolę nad obiegiem dokumentów w biurze, ale również umożliwia optymalizację kosztów związanych z korzystaniem z drukarek. Jednym z rozwiązań, które oferuje takie oprogramowanie, jest tzw. wydruk podążający. Dzięki tej technologii pracownik może łatwo połączyć się z dowolną drukarką na terenie biura i zlecić wydrukowanie dokumentu. Aby jednak zabrać wydruk z urządzenia, musi on podać kod dostępu lub zbliżyć swoją personalną kartę. W ten sposób można zminimalizować ryzyko, że niepowołana osoba zyska dostęp do dokumentów zawierających poufne dane.

Niszczarka to podstawa

Niszczarka to bardzo proste urządzenie, które ma jednak bardzo istotny wpływ bezpieczeństwo dokumentów. Firmowych wydruków pod żadnym pozorem nie można bowiem wyrzucać do zwykłego kosza na śmieci. Gdy już ich nie potrzebujemy, należy umieścić je w niszczarce, aby mieć pewność, że nikt niepowołany nie odczyta ich treści. Warto pamiętać, że dostępne na rynku niszczarki mają różne klasy niszczenia dokumentów, a najlepsze urządzenia tworzą ścinki o szerokości poniżej 1 mm.